ظرفیت کنفرانس محدود است. همین حالا جایگاه خود را در نخستین کنفرانس ملی تشریفات مدیران رزرو کنید.
مقدمه
با عنایت به اهمیت جایگاه تشریفات حرفه‌ای در ارتقای کیفیت مدیریت، ارتباطات سازمانی، تصویر و اعتبار سازمان‌ها و ضرورت توسعه نگرش علمی و حرفه‌ای به تشریفات مدیران، “نخستین کنفرانس ملی تشریفات مدیران” با مسئولیت و نظارت سازمان مدیریت صنعتی برگزار می‌شود.
نخستین کنفرانس ملی تشریفات مدیران، رویدادی ملی با تمرکز بر نقش تشریفات در مدیریت حرفه‌ای و جایگاه آن در ارتقای شأن مدیر، اعتبار سازمان و کیفیت تعاملات مدیریتی است.
این کنفرانس با حضور مدیران ارشد و مدیران سازمان‌ها، صاحب‌نظران و متخصصان حوزه مدیریت و تشریفات برگزار می‌شود تا ابعاد مختلف رفتار حرفه‌ای مدیران، آداب رفتار سازمانی، مدیریت حضور در دیدارها و رویدادهای رسمی، پروتکل‌های سازمانی و استانداردهای نوین تشریفات مورد بررسی قرار گیرد.
این رویداد تلاشی است برای آنکه تشریفات از یک مجموعه آداب و ظواهر، به دانشی کاربردی و بخشی از شایستگی مدیریت حرفه‌ای تبدیل شود؛ دانشی که در نهایت، کیفیت حضور مدیران و تصویر سازمان را ارتقا می‌دهد.
این آیین‌نامه با هدف تعیین ساختار، مسئولیت‌ها، حدود اختیارات و نحوه هماهنگی ارکان کنفرانس تدوین شده و کلیه ارکان، کمیته‌ها، دبیرخانه و عوامل اجرایی موظف به رعایت مفاد آن هستند.
ماده ۱: اهداف کنفرانس
اهداف کنفرانس عبارت است از:
۱) تبیین جایگاه تشریفات در مدیریت حرفه‌ای و سازمانی؛
۲) توسعه دانش و ادبیات علمی تشریفات مدیران؛
۳) ایجاد گفتمان ملی درباره تشریفات حرفه‌ای و مدیریتی؛
۴) شناسایی و معرفی الگوها و تجارب موفق تشریفات در سازمان‌ها؛
۵) ارتقای مهارت‌های حرفه‌ای مدیران و کارشناسان در حوزه تشریفات؛
۶) ایجاد ارتباط میان دانشگاه، صنعت، سازمان‌ها و فعالان حوزه تشریفات؛
۷) تدوین پیشنهادها و استانداردهای قابل استفاده برای مدیریت تشریفات سازمانی؛
۸) ایجاد شبکه‌ای از مدیران، متخصصان و صاحب‌نظران حوزه تشریفات.
ماده ۲: ارکان کنفرانس
ارکان کنفرانس عبارت است از:
۱) شورای سیاستگذاری؛
۲) کمیته علمی؛
۳) کمیته اجرایی؛
۴) کمیته روابط عمومی و تبلیغات؛
تبصره یک: حسب ضرورت و با تصویب شورای سیاستگذاری، کمیته‌های تخصصی دیگری از جمله کمیته مالی و پشتیبانی، کمیته تشریفات و مهمانان ویژه، کمیته فناوری و کمیته حامیان و مشارکت‌های سازمانی قابل تشکیل است.
ماده ۳ : شورای سیاست گذاری
شورای سیاستگذاری، عالی‌ترین رکن سیاستگذار و ناظر بر برگزاری کنفرانس است و اعضای آن با پیشنهاد برگزارکننده و تصویب مدیرعامل سازمان مدیریت صنعتی تعیین می‌شوند.
تبصره دو: مدیرعامل (رئیس شوار)، رئیس کمیته علمی (دبیر شورا)، رئیس کمیته اجرایی، رئیس کمیته روابط عمومی و سه نفر به انتخاب مدیرعامل اعضای شورای سیاستگذاری کنفرانس را تشکیل می دهند.
وظایف و اختیارات شورای سیاستگذاری
۱) تعیین سیاست‌ها، جهت‌گیری‌ها و چارچوب کلی کنفرانس؛
۲) تصویب اهداف، محورهای اصلی و برنامه راهبردی کنفرانس؛
۳) تصویب ساختار اجرایی و اعضای کمیته‌های اصلی؛
۴) انتخاب یا تأیید روسای کمیته های علمی، اجرایی و روابط عمومی کنفرانس؛
۵) بررسی و تصویب برنامه زمان‌بندی کلان کنفرانس؛
۶) سیاستگذاری درباره دعوت از مقامات، مدیران ارشد، صاحب‌نظران و مهمانان ویژه؛
۷) تصویب سیاست‌های مربوط به همکاری با سازمان‌ها، دانشگاه‌ها، انجمن‌ها و حامیان؛
۸) نظارت عالی بر عملکرد دبیرخانه و کمیته‌ها؛
۹) بررسی گزارش‌های پیشرفت و اتخاذ تصمیم درباره مسائل راهبردی؛
۱۰) تصویب برنامه نهایی برگزاری کنفرانس؛
۱۱) بررسی گزارش نهایی کنفرانس و ارزیابی میزان تحقق اهداف؛
۱۲) اتخاذ تصمیم درباره مواردی که در این آیین‌نامه پیش‌بینی نشده است.
تبصره سه: رئیس شورا شخص مدیرعامل سازمان مدیریت صنعتی و دبیر شورا رئیس کمیته علمی کنفرانس است.
تبصره چهار: تصمیمات شورای سیاستگذاری پس از ثبت در صورتجلسه و تأیید رئیس شورا، برای دبیرخانه و کمیته‌های کنفرانس لازم‌الاجرا است.
تبصره پنج: جلسات شورا حسب ضرورت و با دعوت دبیر شورای سیاستگذاری تشکیل می‌شود.
ماده ۴ : کمیته علمی
کمیته علمی مسئول سیاستگذاری و نظارت بر محتوای علمی کنفرانس است و اعضای آن از میان استادان دانشگاه، صاحب‌نظران، مدیران و متخصصان مرتبط انتخاب می‌شوند.
وظایف کمیته علمی
۱) پیشنهاد محورهای علمی کنفرانس؛
۲) تدوین فراخوان علمی؛
۳) تعیین معیارهای پذیرش مقالات و آثار علمی؛
۴) بررسی و ارزیابی مقالات و ارائه‌ها؛
۵) پیشنهاد سخنرانان و استادان مدعو؛
۶) طراحی نشست‌های تخصصی و پنل‌ها؛
۷) نظارت بر کیفیت علمی محتوای کنفرانس؛
۸) پیشنهاد موضوعات کاربردی مورد نیاز مدیران؛
۹) هماهنگی میان کمیته‌های مختلف؛
۱۰) نظارت بر پیشرفت برنامه زمان‌بندی؛
۱۲) نظارت بر آماده‌سازی برنامه نهایی کنفرانس؛
۱۳) تدوین یا نظارت بر انتشار مجموعه مقالات و دستاوردهای علمی؛
۱۴) ارائه گزارش علمی نهایی کنفرانس.
ماده ۵ : کمیته اجرایی
کمیته اجرایی مسئول برنامه‌ریزی، هماهنگی و اجرای عملیاتی کنفرانس است.
وظایف کمیته اجرایی
۱) تهیه برنامه عملیاتی بر اساس مصوبات شورای سیاستگذاری؛
۲) تنظیم جدول زمان‌بندی فعالیت‌ها؛
۳) هماهنگی محل برگزاری و امکانات مورد نیاز؛
۴) برنامه‌ریزی ثبت‌نام و پذیرش شرکت‌کنندگان؛
۵) هماهنگی تجهیزات صوتی، تصویری و فنی؛
۶) برنامه‌ریزی پذیرایی و خدمات رفاهی؛
۷) هماهنگی حمل‌ونقل و اسکان مهمانان ویژه در صورت نیاز؛
۸) تهیه اقلام و ملزومات کنفرانس؛
۹) هماهنگی اجرای برنامه در روز برگزاری؛
۱۰) مدیریت عوامل اجرایی و نیروهای خدماتی؛
۱۱) تهیه برنامه مدیریت شرایط پیش‌بینی‌نشده و بحران‌های احتمالی؛
۱۲) پیگیری امور مربوط به سخنرانان، مهمانان و سازمان‌های همکار؛
۱۳) تهیه گزارش اجرایی پس از پایان کنفرانس.
تبصره شش: کمیته اجرایی موظف است برنامه اجرایی روز برگزاری را به‌صورت زمان‌بندی‌شده و مسئول‌محور تدوین و حداقل یک هفته پیش از برگزاری به تأیید دبیر کنفرانس برساند.
ماده ۶: کمیته روابط عمومی و تبلیغات
کمیته روابط عمومی و تبلیغات مسئول مدیریت ارتباطات، اطلاع‌رسانی، تبلیغات، رسانه و تصویر حرفه‌ای کنفرانس است.
وظایف کمیته
۱) تدوین برنامه جامع روابط عمومی و تبلیغات کنفرانس؛
۲) طراحی و مدیریت هویت بصری کنفرانس؛
۳) تدوین پیام، شعار و ادبیات ارتباطی کنفرانس؛
۴) طراحی برنامه اطلاع‌رسانی پیش، حین و پس از برگزاری؛
۵) مدیریت وب‌سایت و رسانه‌های اجتماعی کنفرانس؛
۶) تهیه و انتشار اخبار، گزارش‌ها، مصاحبه‌ها و محتوای رسانه‌ای؛
۷) دعوت و هماهنگی با رسانه‌های جمعی و خبرنگاران؛
۸) تهیه بسته رسانه‌ای کنفرانس؛
۹) برنامه‌ریزی تبلیغات محیطی، دیجیتال و رسانه‌ای؛
۱۰) مستندسازی تصویری و خبری رویداد؛
۱۱) مدیریت ارتباط با افکار عمومی و ذی‌نفعان؛
۱۲) هماهنگی مصاحبه‌ها و حضور سخنرانان در رسانه‌ها؛
۱۳) تهیه گزارش رسانه‌ای نهایی کنفرانس؛
۱۴) پایش بازتاب رسانه‌ای و تحلیل نتایج تبلیغات و اطلاع‌رسانی.
تبصره هفت: کلیه اقلام تبلیغاتی، اطلاعیه‌ها، پوسترها، بنرها، محتوای رسانه‌ای و پیام‌های رسمی کنفرانس باید مطابق هویت بصری و سیاست‌های مصوب شورای سیاستگذاری تهیه و منتشر شود.
ماده ۷ : امور مالی، پشتیبانی و حامیان
کلیه امور مالی و قراردادهای مرتبط با کنفرانس باید مطابق ضوابط و مقررات سازمان مدیریت صنعتی انجام شود.
اهم وظایف
۱) تهیه برآورد هزینه‌های برگزاری؛
۲) پیش‌بینی منابع درآمدی و مشارکت‌های سازمانی؛
۳) برنامه‌ریزی جذب حامیان مالی و معنوی؛
۴) تهیه بسته‌های پیشنهادی همکاری و حمایت؛
۵) نظارت بر هزینه‌کرد منابع؛
۶) ثبت و مستندسازی درآمدها و هزینه‌ها؛
۷) ارائه گزارش مالی نهایی به مراجع ذی‌صلاح سازمان.
تبصره هشت: هرگونه تعهد مالی، قرارداد، دریافت یا پرداخت وجه از طرف کنفرانس صرفاً از طریق رئیس کمیته اجرایی انجام می پذیرد.
ماده ۸ : تشریفات، مهمانان ویژه و نحوه برگزاری
با توجه به ماهیت تخصصی کنفرانس، “تشریفات” از ارکان محتوایی و اجرایی رویداد محسوب می‌شود و نحوه برگزاری باید خود نمونه‌ای عملی از تشریفات حرفه‌ای مدیران باشد.
اهم الزامات
۱) تهیه فهرست مهمانان ویژه و تعیین سطح تشریفات آنان؛
۲) طراحی فرآیند دعوت، تأیید حضور، استقبال و بدرقه؛
۳) تعیین جایگاه مهمانان و سخنرانان؛
۴) رعایت اصول پروتکل در جانمایی افراد و پرچم‌ها؛
۵) برنامه‌ریزی دقیق ورود و خروج مهمانان؛
۶) تعیین مسئول ارتباط و همراهی مهمانان ویژه؛
۷) هماهنگی پوشش، پذیرایی و هدایا؛
۸) مدیریت جایگاه سخنرانان و ترتیب برنامه؛
۹) رعایت اصول حرفه‌ای عکاسی، فیلم‌برداری و رسانه؛
۱۰) پیش‌بینی سناریوهای جایگزین برای موارد اضطراری.
تبصره نُه: دستورالعمل تفصیلی “تشریفات و میزبانی کنفرانس” توسط کمیته اجرایی تهیه و به تصویب شورای سیاستگذاری خواهد رسید.
ماده ۹ : تصویب، اجرا و اصلاح آیین‌نامه
این آیین‌نامه در ۹ ماده و نُه تبصره و نُه صفحه تنظیم شده و در تاریخ دهم شهریور ۱۴۰۵ توسط شورای سیاستگذاری تصویب شده است و برای کلیه ارکان و عوامل اجرایی کنفرانس لازم‌الاجرا خواهد بود.هرگونه اصلاح، حذف یا اضافه‌کردن مفاد آیین‌نامه، صرفاً با پیشنهاد دبیر کنفرانس یا شورای سیاستگذاری و تصویب مرجع ذی‌صلاح امکان‌پذیر است.
این آیین‌نامه از تاریخ تصویب تا پایان فرآیند برگزاری و جمع‌بندی نهایی نخستین کنفرانس ملی تشریفات مدیران معتبر خواهد بود.